سنسو – منصة المعرفة نظام سنسو لإدارة الموارد
الفائدة من ضبط المجلدات في برنامج الاتصالات الإدارية عمل تصنيفات إضافية للوارد والصادر الأرشيف، يمكن الاستفادة منها بوضح بأرشفة الصادر والوارد الخاص بكل جهة محددة بمجلد جديد.
باستخدام ضبط المجلدات يمكننا التحكم في مجلدات برنامج الاتصالات الإدارية وذلك بإضافة مجلدات أو تعديل اسم مجلد أو حذف مجلد.
الشكل التالي يوضح واجهة ضبط المجلدات
تنبيهات هامة:
- واجهة المجلدات تحتوي علي مجلدات ثابتة لا يمكن التعديل عليها أو حذفها وهي تمثل المجلدات الخاصة بالصادر والوارد، أيضا علي واجهة ضبط المجلدات في الأعلى يوجد عمود باسم الإحالات بالمجلد وكما نلاحظ يوضح عدد الإحالات في كل مجلد.
- المجلدات التي نقوم بإضافتها تظهر لنا في واجهة الأرشيف، باعتبارها تصنيفات إضافيه للصادر والوارد علي الأرشيف.
من الشكل أعلاة نلاحظ أن واجهة ضبط المجلدات تحتوي علي الأتي:
(1) زر الإضافة
يستخدم لإضافة مجلد جديد وعند النقر عليه تظهر لنا واجهة الإضافة التالية:
نلاحظ من الشكل أعلاة أن واجهة إضافة مجلد تحتوي علي الأتي:
- اسم المجلد
- زر إضافة: عند النقر علية تكتمل عملية الحفظ للمجلد الجديد.
(2) زر تعديل
يستخدم لتعديل اسم المجلد، الشكل التالي يوضح واجهة التعديل.
نلاحظ من الشكل أعلاة أن واجهة تعديل المجلد تحتوي علي:
- اسم المجلد
- زر تحديث: بالنقر عليه يكتمل إجراء تعديل اسم المجلد.
(3) زر الحذف
يستخدم لإجراء الحذف لمجلد، الشكل التالي يوضح واجهة الحذف
نلاحظ في الشكل أعلاه أن واجهة الحذف للمجلد أيضاً تحتوي علي زر حذف وذلك لتأكيد إجراء الحذف للمجلد وبالنقر عليه يكتمل إجراء الحذف.
ملاحظات هامة:
- مجلدي صندوق الوارد والصادر أساسيان في النظام ولا يمكن التعديل عليهما.
- المستخدم يستطيع إضافة مجلدات أخري وإجراء عمليات التعديل والحذف عليها
- الفائدة الأساسية للمجلدات تنظيم الوثائق.
