ضبط الإجازات

إن عملية ضبط اﻹجازات تعين موظف الموارد البشرية على تحقيق أفضل أداء للموظفين في اتجاه نماء المنشأة، ولعملية إدارة اﻹجازات وإعدادها دور مهم لضمان استمرارية العمل وعامل حافز في اتجاه الحفاظ على مستوى أداء المنشأة على المدى البعيد، ولذلك يقدم قسم الضبط ببرنامج الموارد البشرية طريقة مبسطة وشاملة لكل الخيارات والاختيارات التي يمكن أن تواجه مدير الموارد البشرية بالمنشأة في ما يخص إجازات العمال/ الموظفين.

من خلال هذه الواجهة يتم ضبط بيانات الإجازات بأنواعها المختلفة داخل المنشأة علي النظام، الشكل التالي يوضح واجهة ضبط الإجازات:

من الشكل السابق نلاحظ أن واجهة ضبط الإجازات تحتوي علي تبويب الإجازات علي يمين الواجهة والذي يحتوي علي الأتي:

1. قوالب الإجازات
2. الإجازات المجدولة
3. الإجازة الأسبوعية

وعند النقر علي أي تبويب منها تظهر الإجازات المتعلقة به في الجزء علي يسار الواجهة، وفيما يلي نستعرض تبويبات ضبط الإجازات بالتفصيل

أولا: تبويب قوالب الإجازات

الشكل السابق يوضح تبويب قوالب الإجازات ومن خلال إمعان النظر إليه نجد أنه يحتوي علي الأزرار التالية:

• زر إضافة قالب إجازة  عند النقر علي هذا الزر تظهر لنا واجهة منبثقة لإدخال بيانات قالب الإجازة، الشكل التالي يوضح واجهة إضافة قالب إجازة.

من الواجهة السابقة لقالب الإجازة نلاحظ أننا يمكننا تحديد المعطيات اﻵتية:

1. اسم الإجازة
2. وصف الإجازة
3. جنس مستحقي الإجازة: إذا كان ذكور فهذا يعني أن هذا القالب لا يمكن تخصيصه للإناث وإذا كان إناث فهذا يعني أن هذا القالب لا يمكن تخصيصه للذكور ، أما إذا أردنا تخصيص قالب الإجازة للذكور والإناث معا في هذه الحالة نختار جنس مستحقي الإجازة متعدد، والسبب تنوع أسباب أخذ اﻹجازة من الذكور واﻹناث، كإجازة الحمل الخاصة باﻹناث فقط، وإجازة، وذلك لمراعاة مزيد من المرونة لتلائم اختلاف ظروف المنشآت المختلفة.
4. شروط اﻹجازة: وتعني شروط استحقاق اﻹجازة من قبل العاملين/ الموظفين.
5. الرصيد السنوي: أي رصيد العمال/ الموظف من اﻹجازة باﻷيام في كل عام وهنا توجد ثلاث خيارات:
   1. رصيد مفتوح.
   2. رصيد ثابت سنوي يشحن بالتدرج: أي أنه ثابت بمعنى محدد بعد أيام معين، وسنوي يشحن بالتدرج أي أنه يزيد خلال العام تدريجياً إلى أن يبلغ  الموظف حد الاستحقاق بنهاية العام مثلاً كإجازة سنوية.
   3. رصيد ثابت سنوي متاح من بداية الفترة: أي أنه يمنح سنوياً كالذي سبق ولكن الموظف مستحق لرصيد هذه اﻹجازة منذ اليوم اﻷول للسنة وليس عليه الانتظار حتى آخر السنة.
6. التفعيل: وهو مفتاح أساسي يجعل كل الضبط السابق كإجازة؛ في وضع الفعل يمكن أن يبدأ كل موظف تشمله اﻹجازة بطلبها إلا إذا تم إلغاء تفعيلها من قبل المسؤول، ﻷي سبب كان.

بعد الانتهاء من تحديد تفاصيل قالب الإجازة نضغط علي زر  لإكمال إجراء إضافة قالب الإجازة.

• زر استعراض تفاصيل الإجازة : عند النقر علي هذا الزر تظهر لنا واجهة منبثقة تحتوي علي بيانات الإجازة، الشكل التالي يوضح واجهة تفاصيل بيانات الإجازة.

• زر تعديل بيانات قالب الإجازة عند النقر علي هذا الزر تظهر لنا واجهة مطابقة تماما لواجهة إضافة قالب الإجازة ونستخدمها هنا لإجراء التعديل علي بيانات الإجازة وعند النقر فيها علي زر   يكتمل بذلك إجراء التعديل علي بيانات قالب الإجازة.
• زر حذف قالب الإجازة عند النقر علي هذا الزر تظهر لنا واجهة منبثقة لتأكيد إجراء الحذف لقالب الإجازة وعند النقر فيها علي زر   يكتمل بذلك إجراء حذف لقالب الإجازة.
• زر معلومات يظهر لنا هذا الزر  بدلا عن زر الحذف عندما يكون قالب الإجازة الحالي مستخدم داخل إجراءات النظام وهذا يعني أنه لا يمكن حذف إلا بتوفر شرطين هما:
  • إلغاء قالب الإجازة من كل الموظفين المستخدمين له داخل النظام.
  • إلغاء تفعيل قالب الإجازة.

يمكن مشاهدة ضبط قوالب الإجازات من خلال الفيديو التالي:

ثانيا: تبويب الإجازات المجدوله

هي الإجازات التي تحدث سنويا بشكل دوري  وهي تعتبر إجازات ثابته في كل عام مثل إجازة عيد الفطر ، الشكل التالي يوضح تبويب الإجازات المجدوله.

من الشكل السابق نلاحظ أن تبويب الإجازات المجدولة يحتوي علي الأزرار التالية:

• زر إضافة  عند النقر عليه تظهر لنا واجهة منبثقة تستخدم لإضافة بيانات الإجازة، الشكل التالي يوضح واجهة إضافة بيانات الإجازة المخذولة.

بعد الانتهاء من إدخال بيانات الإجازة نضغط علي زر   ليكتمل بذلك إجزاء الإضافة للإجازة.

• زر تعديل : عند النقر علي هذا الزر تظهر لنا واجهة منبثقة مطابقة تماما لواجهة إضافة بيانات الإجازة السابقة ولكن هنا تستخدم لتعديل بيانات الإجازة وعند النقر فيها علي زر   يكتمل بذلك إجراء التعديل علي بيانات الإجازة.

• زر حذف الإجازة عند النقر علي هذا الزر تظهر لنا واجهة منبثقة لتأكيد إجراء الحذف للإجازة وعند النقر فيها علي زر   يكتمل بذلك إجراء حذف الإجازة.

يمكن مشاهدة ضبط الإجازات المجدولة من خلال الفيديو التالي

ثالثا: تبويب الإجازة الأسبوعية

الإجازة الأسبوعية هي إجازة العمل في كل أسبوع لكل الموظفين بالمنشأة وتختلف من بلد إلي أخري فبعض البلدان تكون إجازتها يوم السبت وبعضها الآخر يوم الأحد وغالبية البلاد الإسلامية تكون إجازتها عن العمل يوم الجمعة، يحتوي تبويب  الإجازة الأسبوعية علي أيام الأسبوع حيث يتم الاختيار من بينها ليوم والنقر علي زر   واعتماده كيوم رسمي للإجازة الأسبوعية، ويمكن بالنظام اختيار أكثر من يوم للإجازة الأسبوعية علي حسب الحوجة، الشكل التالي يوضح تبويب الإجازة الأسبوعية.