سنسو – منصة المعرفة نظام سنسو لإدارة الموارد
المقصود بمسائلة الغياب هي الإجراء المتبع عند تغيب الموظفين عن العمل، ولابد من هذا الإجراء لضمان إستمرارية ونجاح العمل وضبط الموظفين في المؤسسات، إذ أن هنالك بعد حالات الغياب عن العمل بدون أسباب مقنعة تقتضي إجراء ردعي حتي لا يتكرر هذا الأمر.
تمر مساءلة الغياب بثلاث مراحل
1- إنشاء مساءلة الغياب
2- اعتماد أو رفض المساءلة من خلال منظومة الإجراءات وكتابة التوصيات من صاحب القرار
3- تنفيذ التوصيات في حال الموافقة من قبل موظف الموارد البشرية
يوضحها الشكل التالي:
المرحلة الأولي: إنشاء مسائلة الغياب
الموظف المسئول من هذه الخطوة هو موظف الموارد البشرية، وقبل البدأ في إنشاء مسائلة الغياب يجب علي موظف الموارد البشرية التأكد من سلامة ضبط مخطط إجراء مسائلة الغياب داخل منظومة الإجراءات علي برنامج إدارة التقنية – للمزيد من العلومات عن منظومة الإجراءات أنقر هنا – وذلك لأن ضمان سلامة المخطط يضمن وصول مسائلة للغياب للموظف الغائب للموافقة عليها ثم إنتقالها إلي موظف الموارد البشرية مره أخري وذلك لإتخاذ القرار النهائي علي مسائلة الغياب وتمثل هذه العملية المرحلة الثالثة من إجراءات مسائلة الغياب.
بعد التأكد من سلامة مخطط مسائلة الغياب يقوم موظف الموارد البشرية بإنشاء مسائلة الغياب وذلك بالذهاب إلي قائمة برنامج الموارد البشرية منها يختار شئون العاملين ثم النقر علي خيار المعاملات الإدارية، ليتم بذلك الإنتقال لواجهة المعاملات الإداريه التي تحتوي علي ثلاثة تبويبات مرتبه من أعلي لأسفل حسب التالي (الإجازات المجدوله، مسائلة الغياب، طلب إضافة/خصم)، منها نختار تبويب مسائلة الغياب، الشكل التالي يوضح تبويب مسائلة الغياب علي واجهة المعاملات الإدارية.
للمزيد من المعلومات عن طريقة إنشاء وإعداد مسائلة الغياب من واجهة المعاملات الإدارية أنقر هنا، وأخيرا بعد الإنتهاء من إنشاء وإعداد مسائلة الغياب يتم إرسالها بواسطة منظومة الإجراءات والتي تمثل الخطوة التالية.
ثانيا: إعتماد أو رفض المساءلة من خلال منظومة الإجراءات وكتابة التوصيات من صاحب القرار
منظومة الإجراءات تستخدم في نقل طلبات الإجراءات المختلفة (طلب مسائلة غياب،طلب إذن، طلب إجازة، …ألخ ) لكل مستخدمي النظام، بالإضافة الي أن لمنظومة الإجراءات سجل يسمي بسجل الإجراءات يستخدم لعرض كل سجلات الإجراءات للموظف المتصل بالنظام سواء أكانت مرسله أو مستقبله من موظفين أخرين، الشكل التالي يوضح سجل الإجراءات.
ترسل مسائلة الغياب بإستخدام الموظف المنشئ لها عبر منظومة الإجراءات وبعد الإنتهاء من عملية الإرسال فإن مسائلة الغياب تظهر في سجل الإجراءات للموظف الغائب للموافقة عليها وذلك بدوره يقوم بإرسالها من جديد عبر منظومة الإجراءات حتي يكتمل وصولها إلي الموظف المعني بإتخاز القرار (موظف الموارد البشرية)، حيث يقوم بالضغط علي زر معالجة التابع لمسائلة الغياب، ليتم بذلك الإنتقال للخطوة التاليه والتي تمثل خطوة إتخاز القرار علي مسائلة الغياب.
ثالثا: تنفيذ التوصيات في حال الموافقة من قبل موظف الموارد البشرية
بعد وصول مسائلة الغياب إلي الموظف المتخذ للقرار (قرار الموارد البشرية) في مسائلة الغياب، يقوم موظف الموارد البشرية بإتخاز أحد القرارات التاليه:
- تخصم من رصيد الإجازات، تحديدا من رصيد الإجازة السنويه للموظف ويتم هذا الأمر بالنقر علي تبويب إعداد المسير في اجهة المرتبات، للمزيد من المعلومات عن المرتبات أنقر هنا.
- تخصم من المرتب (غياب)، وفي هذه الحالة فإن الحسم سيتم قراءته في أول مسير مرتب ينشأ للموظف، ويظهر هذا الأمر علي تبويب إعداد المسيرات في إعداد المسير من واجهة المرتبات داخل شئون العاملين علي برنامج الموارد البشريه، للمزيد من المعلومات عن المرتبات أنقر هنا.
- لا تخصم ، وفي حالة إختيار هذا الخيار تنتهي مسائلة الغياب من خصم.
وأخيرا يقوم الموظف المتخذ للقرار بالموافقة علي قراره لتكتمل بذلك إجراءات مسائلة الغياب، الشكل التالي يوضح واجهة متخذ القرار النهائي علي مسائلة الغياب.
