سنسو – منصة المعرفة نظام سنسو لإدارة الموارد
يمر طلب الإجازة بثلاث مراحل
1- إنشاء طلب الإجازة.
2- اعتماد أو رفض طلب الإجازة من خلال منظومة الإجراءات وكتابة التوصيات من صاحب القرار.
3- تنفيذ التوصيات في حال الموافقة من قبل موظف الموارد البشرية.
خطوات طلب الإجازة يوضحها الشكل التالي:
متطلبات طلب الإجازة
لكي تعمل طلبات الإجازة بصوره سليمة علي النظام يجب علي موظف الموارد البشرية تهيئة مخطط إجراء طلب الإجازة داخل منظومة الإجراءات للمره الأولي فقط من بدأ عمل النظام بالمؤسسة، للمزيد من المعلومات عن منظومة الإجراءات أنقر هنا، وبعد الإنتهاء من هذا الأمر يتثني لكافة الموظفين المسجلين بالنظام البدأ في إجراء طلبات الإجازة.
مراحل إنشاء طلب الإجازة
يمر طلب الإجازة بثلاثة مراحل كما ذكرنا سابقا سيتم الحدث عنها بالتفصيل فيما يلي:
المرحلة الأولي: إنشاء طلب الإجازة
يقوم الموظف بإنشاء طلب الإجازة وذلك بالذهاب إلي بوابة الموظف منها يختار بوابة الطلبات، ليتم بذلك الإنتقال لواجهة بوابة الطلبات و التي تحتوي علي مجموعة من التبويبات كل منها يمثل نوع محدد من أنواع الطلبات،يبدأ الموظف بإختيار تبويب طلب الإجازة ثم يشرع في إضافة (إنشاء) طلب الإجازة وإدخال بيانات الطلب، وبعد الإنتهاء يقوم الموظف بالنقر علي زر إرسال التابع لطلب الإجازة، ليتم إرسال الطلب عبر منظومة الإجراءات إلي موظف الموارد البشريه متخذ القرار، الشكل التالي يوضح تبويب طلبات الإذن.
المرحلة الثانية: إعتماد أو رفض طلب الإجازة من خلال منظومة الإجراءات وكتابة التوصيات من صاحب القرار
منظومة الإجراءات تستخدم في نقل طلبات الإجراءات المختلفة (طلب مسائلة غياب،طلب إذن، طلب إجازة، …ألخ ) لكل مستخدمي النظام، بالإضافة الي أن لمنظومة الإجراءات سجل يسمي بسجل الإجراءات يستخدم لعرض كل سجلات الإجراءات للموظف المتصل بالنظام سواء أكانت مرسله أو مستقبله من موظفين أخرين، الشكل التالي يوضح سجل الإجراءات.
يرسل طلب الإجازة بإستخدام الموظف المنشئ للطلب عبر منظومة الإجراءات وبعد الإنتهاء من عملية الإرسال فإن طلب الإذن يظهر في سجل الإجراءات لموظف الموارد البشرية المعني بإتخاذ القرار، حيث يقوم بالضغط علي زر معالجة التابع للطلب (1) كما في الشكل السابق، ليتم بذلك الإنتقال للخطوة التاليه والتي تمثل خطوة إتخاذ القرار.
المرحلة الثالثة: تنفيذ التوصيات في حال الموافقة من قبل موظف الموارد البشرية
يقوم موظف الموارد البشريه بإتخاذ أحد القرارين التالين:
- رفض الطلب وفي هذه الحاله يصل الطلب إلي نهايته ولايتم إعتماد الإجازة، وفي حالة غياب الموظف يعتبر معرض لمسائلة غياب.
- قبول الطلب وفي هذه الحاله يتم تنفيذ الأمرين التاليين
- خصم من رصيد الإجازة المحددة في القرار الصادر من متخذ القرار علي الإجراء، حيث يقوم موظف الموارد البشرية بالذهاب إلي شئون العاملين داخل برنامج الموارد البشرية ومنها يختار الموظفون ثم يقوم بفتح واجهة الإجازات للموظف المعني بطلب الإجازة، وأخيرا يقوم موظف الموارد البشرية بإضافة طلب خصم ثم إختيار نوع الإجازة الموضحة في القرار للخصم ثم إدخال عدد أيام الخصم ثم النقر علي زر الإضافة ومن ثم إرسال الطلب مجدداً عبر منظومة الإجراءات ليتم الموافقة عليه، وبعد إكتمال كل هذه الخطوات يقوم النظام تلقائيا بإجراء الخصم من رصيد الإجازة المحدد، ويظهر هذا الأمر جلياً للموظف لحظة إنشاءه لطلب إجازة آخر، للمزيد من المعلومات عن واجهة الموظفون أنقر هنا.
- حفظ الإجازة في سجل الحضور والإنصراف ويكون بذلك الموظف غير محاسب بفترة التغيب المحددة في طلب الإذن، ويظهر هذا الأمر في برنامج الموارد البشرية داخل شئون العاملين علي واجهة بيانات الحضور والإنصراف، للمزيد من المعلومات عن بيانات الحضور والإنصراف أنقر هنا.
